Business Smarts: 9 Simple Steps for Efficient Invoicing

 

You need to collect money from clients every month, but not all of your clients pay on time. This is, unfortunately, a common problem in business. You’d think that other businesses would recognise the importance of paying in a timely manner. They are, after all, business people. But, first and foremost, they are people, and they often carry with them the same kinds of financial issues that affect their personal life.

 

So, if you’re working with a business owner or independent contractor that is terrible, or even lazy, about managing his or her own money, you’re going to have problems collecting payment. Here’s how to make it easier on them, and all of your clients.

 

Make Invoices Easy To Read

 

Sometimes, clients are lazy, they’re just busy. And, if your invoice is difficult to understand or read, they will resist paying it because they don’t understand the charges. Make it dead simple for even a lowly mail clerk to understand what you’re charging for. You’ll get a nice bump in your accounts receivables this month if you do.

 

Use An Invoice Template

 

Using a template speeds up the invoicing process, and it also makes everything uniform across all clients. In other words, your HR staff, specifically those dealing with accounts receivables, will be able to speed through the invoice creation process, check for and minimise errors, and answer client questions more efficiently since everything is a uniform template.

 

But, where do you start? How to you get good templates? You could try creating your own, but these templates are already done for you and you can customise them, branding them with your business logo. Just search for the one you need, and download it. Problem solved.

 

Send Invoices According To Client’s Preferred Method Of Communication

 

Some clients don’t like to receive invoices via email. They may not have secure email connections, or they may not be set up to file documents like this very efficiently. Sometimes, some industries have regulatory requirements that prevent them from having a digital-only copy of paperwork.

 

So, rather than assume or guess at what your client wants, ask him. The company will probably have a preferred method of communication. And, when you send invoices according to their preferred mode of communication, you decrease the payment cycle – you get your money more quickly.

 

Include A Return Envelope

 

Include an envelope when you send paper invoicing. Why? Because you can insert flyers or other advertisements in with the bill. This is a strategy that some utility companies do, and it works. Cross-sell, and upsells, are common in invoicing.

 

They’re already buying something from you, and you’re already sending something out to them. Why not send something along with the invoice and cut your mailing costs?

 

Include All Information Necessary To Make Payment

 

Don’t forget to include all relevant payment information in with the invoice. It might sound a little silly, but lack of payment instructions is a major reason why invoices don’t get paid on time. You can’t control the payroll of your clients. They may have just hired someone new to pay the bills.

 

And, even if they didn’t, your clients may need a little guidance on the different payment options you offer, when payment is due, the consequences for not paying on time, and where to send payment.

 

Remember, the easier you make it for the client, the faster your accounts receivable will get the payment.

 

Use Paper Invoicing To Collect Payment or Remind Clients They Haven’t Paid Their Bill

 

Collection has a bad reputation, but the fact is that some clients are chronic late-pays. What do you do about it? If you’re sending digital invoices, you can always followup with a paper invoice as a sort of “collection letter,” reminding them that they only have a week or several days to make payment in full.

 

This way, you’re not coming off as threatening. You’re simply reminding them that payment is due. You could even use red lettering to remind them of the importance of paying.

 

Reward Clients For Paying Early Or On-Time

 

One method for getting clients to pay on time is to offer a reward for doing so. Early payment discounts, for example, will get your invoices paid sooner rather than later. It’s a simple strategy, but one that works.

 

Have A Backup Vendor

 

Have a backup vendor who can send your invoices out if your primary option fails or cannot do it in the timeframe you specify in any given month. Usually, mail-houses are pretty reliable, but every business is subject to hiccups.

 

Use a Backup Factoring Company You Trust

 

As a last resort, have a factoring company that you can turn to. Factoring companies allow you to sell unpaid invoices for less than the full amount. The factor takes over the collections action, and you get your money. Why do this? If your client isn’t paying the bill, and it’s been over 3 months, it’s clear that extensive collection action will be required. Why bother with it?

 

You’re not a collection agency. Get at least something, and move on.

Share small business news, blogs and social media tips with Project Eve’s community of small business owners and entrepreneurs today. Our contributors come from a wide range of backgrounds; so whether you are a small business owner, social media strategist, financial adviser, serial entrepreneur, or write an amateur blog we urge you to contribute a blog to our 500,000+ community today. For more information, please refer to our Content Submissions Guidelines.

Add a Blog

70 COMMENTS

  1. Tras mandar un par de mails a los repectivos servicios de atención al cliente de vendedor y fabricante exponiendo los detalles del asunto con firmeza pero sin perder los papeles y afirmando quedar a la epera de as explicaciones de uno y otro antes de poner la reclamación, alguien se debió de poner las pilas y esta mañana me han llamado de Fnac de motu propio ofreciendome un vale por una unidad nueva del mismo modelo de televisor.

  2. Tapa especial mecanizada por decoletaje en acero © Kuzu, S.L. Producción en serie de piezas metálicas torneadas , fresadas, taladradas y roscadas. Uso del decoletaje en los diferentes sectores. Los tornillos han de ser realizados mediante decoletaje de precisión para que el resultado sea una pieza de calidad.

  3. Disponemos de la tecnología más avanzada para obtener los mejores resultados en mecanizado de piezas, y a un equipo profesional que realizará en el plazo estipulado tu encargo proyecto. La popular línea PENTACUT ahora incluye plaquitas de menor tamaño, las PENTA de 17 mm de diámetro y 5 puntas para el mecanizado de piezas miniatura con una capacidad de profundidad de ranurado de hasta 4 mm.

  4. Y es que nuestros técnicos son nuestro principal activo y por ello estan en continua formación siempre para poder estar a la última en la tecnología de los principales fabricantes de electrodomésticos. De esta forma podemos llegar a todos nuestros clientes con las mejores garantías, pese a no ser el servicio técnico oficial de ninguna de estas marcas, trabajamos con las mismas garantías para su electrodoméstico. De esta forma nos comprometemos con todos nuestros clientes a acudir a realizar la reparación de su lavadora en todo Madrid.

  5. Llámenos sin compromiso, evaluamos su caso y nos ponemos en contacto con usted para reservar una asistencia de nuestros técnicos profesionales, le enviamos un presupuesto total y todos los procedimientos a seguir, para que usted tenga la mejor experiencia en el soporte que le dan nuestros técnicos al reparar su Frigorificos , le aseguramos un servicio de calidad y con garantía de servicio.

  6. También conocen nuestra forma de trabajar y nuestras metas que son la de satisfacer a las personas que contratan nuestro servicio tecnico. Además de esto, tenemos acceso un gran almacén de repuestos siendo nuestra compra al mayor, donde la gran cantidad de ejemplares provoca un marcado abaratamiento en la reparación de sus electrodomésticos, influyendo esto positivamente en su factura. Trabajamos con la máxima instrucción y celeridad con unas tarifas incomparables para dejar su Cocinas Teka como nueva.

  7. De manera más simple, tenemos que el CAD nos permite crear todo lo que vendría siendo la planimetría y el modelado de la pieza, y el CAM extrae automáticamente la información generada de los dibujos y modelos, convirtiéndola en un programa de control numérico , siendo así el puente entre el sistema CAD y la máquina herramienta.

  8. Esta clase describe los componentes básicos de la fresadora manual y también define los dispositivos comunes de sujeción, herramientas de corte y portaherramientas usados en la fresadora. Aprovisionándonos de las últimas tecnologías en maquinaria y fomentando la mejora continua de los procesos productivos, adelantándonos de esta forma a las posibles necesidades de nuestros clientes.

  9. Partiendo en nuestros orígenes como empresa auxiliar de decoletaje, engranajes y mecanizados, nos hemos convertido en un partner tecnológico en el desarrollo y fabricación de componentes mecánicos para las empresas lideres en muy distintos sectores de actividad, tanto a nivel nacional como internacional.

  10. En el mecanizado por arranque de viruta se dan procesos de desbaste y de acabado (eliminación de poco material con mucha precisión; proceso final cuyo objetivo es el de dar el acabado superficial que se requiera a las distintas superficies de la pieza).

  11. Los procesos de mecanizado han ido mejorando con la aparición de nuevas máquinas, como tornos, fresadoras y taladros y los primeros estudios científicos sobre el corte de metales con las primeras relaciones entre energía consumida y material separado en el taladrado y los primeros experimentos que establecían cuáles eran las velocidades de corte y ángulos de filo recomendables para los procesos de mecanizado.

  12. A través de una herramienta ubicada en un cabezal que se mueve verticalmente sobre un eje llamado z, se realiza el proceso de mecanizados. Para ofrecer productos de calidad y de alto valor añadido, con la última tecnología en maquinaria. Esto está en contraste con las máquinas que se controlan manualmente con ruedas manuales palancas, mecánicamente automatizadas solo con levas.

  13. En estos tiempos de crisis en los que estamos es fundamental el ahorro, por este motivo nosotros entendemos que AHORRAR es evitar un gasto consumo mayor. Con la experiencia y solidez de más de 30 años de trabajo, nos hemos afianzado como uno de los mejores y mas reconocidos servicios de asistencia técnica de electrodomésticos.

  14. La cuestión es que la heladera deja de enfriar luego de un tiempo, es decir, al ver que la heladera no enfría la desenchufo por un rato (20 minutos), luego la enchufo de nuevo la dejo cerrada por horas y enfría sin problemas durante al menos un día entero (de hecho hasta se congelan gotas de humedad en la pared trasera del lado de adentro de la heladera).

  15. Contamos con una plataforma ‘home-center’, compuesta por un equipo capacitado para atender e informar al cliente de la evolución de su servicio en todo momento. El equipo se completa con dos técnicos para la reparación de aparatos de gama blanca y PAE, que trabajan directamente en nuestras instalaciones.

  16. Para la solicitud de devolución, envía un mensaje a [email protected] con tu nombre y número de reserva, además de una prueba del precio más bajo (recibo, lista de precios, folleto, dirección web, captura de pantalla de la web, etc.). Las devoluciones de la diferencia de precios se procesarán en la tarjeta de crédito usada para la reserva original. Si cancelas con más de 7 días antes de comenzar la actividad reservada (hora local de Madrid), se te devolverá el 100 del importe abonado. Elige la actividad que prefieras, rellena los datos que solicitamos para tu reserva y recibe una confirmación en tu email con el bono de la actividad. Disponemos de servicio de atención al público durante las 24 horas del día y en cualquier punto de Madrid.

  17. Este rechazo lo encontramos en la sociedad en general, en los medios de comunicación, en las administraciones públicas y entre los mismos profesionales de la educación y el trabajo social y otros técnicos del sistema de protección de la infancia. Pero desde este domingo, una alternativa novedosa parece asomarse para recibir buen dinero sin trabajar mucho, incluso, colgando el uniforme antes del final del contrato garantizado… y es ser técnico de los Miami Marlins.

  18. La empresa Siemens fue fundada el 12 de octubre de 1847 en un piso interior de la calle Schöneberg nº 19, Berlín por Werner von Siemens y Johann Georg Halske, bajo el nombre de Telegraphen-Bauanstalt von Siemens & Halske, a partir de 1897, Siemens & Halske AG. A fines del siglo XIX comenzó a construirse Siemensstadt en Berlín, un barrio residencial e industrial que acoge a sus empleados.

  19. A través de una herramienta ubicada en un cabezal que se mueve verticalmente sobre un eje llamado z, se realiza el proceso de mecanizados. Para ofrecer productos de calidad y de alto valor añadido, con la última tecnología en maquinaria. Esto está en contraste con las máquinas que se controlan manualmente con ruedas manuales palancas, mecánicamente automatizadas solo con levas.

  20. Nuestro trabajo está basado en la obtención de la máxima precisión en las dimensiones de la pieza, consiguiendo menos rugosidades que en el mecanizado por arranque de viruta. El lenguaje detrás del mecanizado CNC se denomina alternativamente código G, y está escrito para controlar los diversos comportamientos de una máquina correspondiente, como la velocidad, velocidad de avance y coordinación.

  21. Ofrecemos a todos nuestros clientes la seriedad, la profesionalidad, el rigor y el compromiso que merecen los mecanizados de precisión que fabricamos, excelentes y exclusivos, respondiendo a las exigencias y necesidades de cada cliente, de la mano de profesionales comprometidos con la tarea, como confiable empresa de mecanizados en Bilbao, ciudad donde hemos tenido gran repercusión, en cualquier otro punto del área nacional.

  22. Es un libro muy práctico, técnico y fundamental para instaladores, empresas de fontanería y saneamientos, proyectistas, constructores, arquitectos, ingenieros, técnicos y estudiantes, ya que explica el diseño, proyecto, cálculo y realización de las instalaciones de fontanería y saneamiento, con una gran cantidad de ejemplos prácticos resueltos. Si nos limitásemos al estudio de los aspectos puramente aplicados perderíamos fácilmente la perspectiva general que todo técnico ingeniero ha de poseer porque, aunque sea cierto en lo particular, se ha de tener un buen criterio general en los temas relacionados con los mismos. Precio: 7 EUROS (Incluido IVA y gastos de envío por correo y reembolso en España) (9 dólares USA).

  23. Hemos trabajado por mas de 25 años enfocados en satisfacer plenamente las necesidades y requerimientos de nuestros clientes con servicios de la mejor calidad. Brindamos servicio a domicilio con tan solo una llamada a nuestro call center al Tfn .809.958, programamos su visita el día y la hora que mejor le favorezca. Gracias a nuestro equipo de técnicos garantizamos su reparación pese a no ser el servicio técnico oficial de la casa Bosch en San_Javier.

  24. 626891 634610This style is spectacular! You naturally know how to maintain a reader amused. Between your wit and your videos, I was almost moved to start my own blog (properly, almostHaHa!) Great job. I really enjoyed what you had to say, and a lot more than that, how you presented it. Too cool! 287560

  25. Importante empresa del sector salud requiere Bachiller y/ estudiantes Técnico y/ Tecnólogo en Archivística con experiencia mínima de 1 año en organización de archivos, elaboración y aplicación de tablas de retención documental TRD y tablas de valoración documental TVD. Importante Hospital pediátrico requiere Técnica Auxiliar de enfermería con experiencia en Cuidado integral de paciente pediátrico, administración de medicamentos y demás funciones pertinentes en pacientes pediátricos y neonatal.

  26. Me temo que el tema del ruido poco va a poder solucionarse, a no ser que el técnico baje las revoluciones del ventilador con la consiguiente pérdida de caudal. Para aclarar más la situación necesitaría saber más detalles de la instalación, como el modelo, cómo regula la temperatura, si por agua por termostato y los componentes de la instalación. En primer lugar al equilibrado del circuito , has de cerrar mas los detentores de los radiadores más cercanos a la caldera y abrir los más lejanos.

  27. En Siemens nos comprometemos a reparar tu electrodoméstico en 48 h. De lo contrario, te regalamos un año de garantía adicional. Empresa de Madrid, encargada de la reparación, instalación, venta y montaje de electrodomésticos y aire acondicionado así como máquinas de hielo, maquinaria de hostelería, maquinaria de frío industrial. ARISERVICE MAD, S.L. es un servicio técnico especializado en las marcas Ariston, Fleck, Junkers, Vaillant y Chaffoteaux dentro de la Comunidad de Madrid.

  28. Ponemos a disposición de nuestros clientes un presupuesto gratuito, sin compromiso y totalmente ajustable al bolsillo de cada cliente, porque no todos son iguales, por lo que ello supone una tarea difícil que es la de complacer a todos aquellos que confíen en nuestro servicio tecnico para frigorificos. No pierda el tiempo ni el dinero con otras empresas, le aseguramos y le damos total garantía de que sea el electrodoméstico que sea, la marca modelo del que disponga, tenemos a una amplia gama de profesionales especializados en todos y en cada uno de los diferentes áreas en las que le ofrecemos nuestro servicio tecnico de neveras.

  29. En la ultima entrega del terminal y despues de comprobar que el terminal seguia defectuoso, aparte de poner una reclamacion a la tienda en la oficina de consumo les exigi que me cambiaran no solo el terminal, si no el modelo, pues como comprenderia cualquiera el HTC Dream ya no me inspira ninguna confianza. Informarle de que al hacer todo los envíos a través del canal de Telefónica y al pertenecer el terminal a dicha compañía, quien debe hacerse cargo de hacerle un cambio de terminal es la propia compañía, nosotros solo nos dedicamos a reparar los terminales.

  30. Los Servicios de Asistencia Técnica deben tener a la vista el precio por hora de la mano de obra, la indicación de que el cliente tiene derecho a un presupuesto previo por escrito advirtiendo de que en el caso de que finalmente no fuera aceptado se podría solicitar un precio por su elaboración, garantía de las reparaciones, horario de servicio al público, y la existencia de las Hojas de Reclamación a disposición del cliente.

  31. Por tipología de aparato, el electrodoméstico más demandado hasta la fecha ha sido la lavadora, con un total de 7. 8 solicitudes -47 por ciento-; seguida del frigorífico, con 4.302 -2 por ciento-; el lavavajillas, con 1.837 -11 por ciento-; el horno, con 1.0 0 -siete por ciento-, y el congelador con 41 -tres por ciento-. Disponemos del servicio tecnico más eficaz y económico de reparacion de lavadoras en la Comunidad de Madrid.

  32. Se ha puesto a disposición del público interesado un teléfono de información general de la exposición: 92 99 73. Esta atención telefónica estará funcionando de lunes a domingo de 9:00 a 21:00 horas. Esta serie que Sorolla empezó a esbozar en 11 quedó concluida en 19 y su ejecución llevó al artista a viajar por toda España pintando y tomando apuntes durante los ocho años que duró la creación del trabajo. El resultado es una de las muestras de mejor colorido de Sorolla, presente tanto en las combinaciones de los trajes como en las bandas del paisaje que sirve como fondo. Para su” Castilla, el pintor tomó los modelos al natural pero terminó la composición en su estudio de Madrid.

  33. 706831 22594Exceptional read, I just passed this onto a colleague who was performing just a little research on that. And he actually bought me lunch as I located it for him smile So let me rephrase that: Thank you for lunch! 559523

  34. 451291 212688Should tow line this caravan together with van trailer home your entire family rapidly get exposed towards the issues along with reversing create tight placement. awnings 302397

  35. 474315 549282Fantastic beat ! I wish to apprentice whilst you amend your web internet site, how can i subscribe for a blog web site? The account aided me a appropriate deal. I had been a little bit acquainted of this your broadcast provided bright clear idea 269718

  36. You’ve made some decent points there. I checked on the web for additional information about the
    issue and found most individuals will go along with your views on this site.

  37. 694779 607751This really is the fitting weblog for anybody who desires to locate out about this subject. You notice a whole lot its practically onerous to argue with you (not that I truly would wantHaHa). You undoubtedly put a brand new spin on a subject thats been written about for years. Good stuff, basically wonderful! 296747

  38. Greetings! This is my 1st comment here so I just wanted to give a quick shout out and tell you I truly enjoy reading through your blog posts. Can you recommend any other blogs/websites/forums that go over the same subjects? Thanks a lot!

  39. I have noticed that over the course of developing a relationship with real estate proprietors, you’ll be able to come to understand that, in every real estate purchase, a commission rate is paid. Ultimately, FSBO sellers do not “save” the commission. Rather, they struggle to earn the commission by way of doing an agent’s task. In completing this task, they shell out their money and also time to accomplish, as best they can, the responsibilities of an adviser. Those jobs include getting known the home by way of marketing, presenting the home to prospective buyers, creating a sense of buyer emergency in order to induce an offer, arranging home inspections, handling qualification checks with the bank, supervising fixes, and facilitating the closing of the deal.

  40. Hi there, i read your blog from time to time and
    i own a similar one and i was just wondering if you get a lot
    of spam remarks? If so how do you prevent it, any plugin or anything you can suggest?
    I get so much lately it’s driving me crazy so any support is very much
    appreciated.

  41. 574980 806151camping have been the best activity that we can have during the summer, i enjoy to roast marshmallows on a campfire` 179538

  42. I think this is among the most significant information for me. And i’m glad reading your article. But wanna remark on some general things, The site style is wonderful, the articles is really great : D. Good job, cheers

  43. 848392 938599Thank you for this. Thats all I can say. You most certainly have produced this into something thats eye opening and crucial. You clearly know so considerably about the topic, youve covered so numerous bases. Great stuff from this part of the internet. 366736

  44. Thanks for your posting. What I want to point out is that when looking for a good on-line electronics store, look for a web-site with entire information on important factors such as the personal privacy statement, safety measures details, payment methods, as well as other terms plus policies. Always take time to see the help plus FAQ sections to get a far better idea of what sort of shop is effective, what they are able to do for you, and ways in which you can make the most of the features.

  45. I do love the manner in which you have presented this challenge and it does indeed offer us a lot of fodder for thought. On the other hand, coming from everything that I have witnessed, I simply just trust when other feedback pack on that folks continue to be on point and in no way embark upon a soap box associated with the news du jour. Still, thank you for this superb piece and whilst I can not really go along with this in totality, I respect the perspective.

  46. I was just looking for this info for a while. After six hours of continuous Googleing, finally I got it in your website. I wonder what’s the Google’s issue that does not rank this type of informative web sites closer to the top. Usually the top web sites are full of garbage.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here