Documenting & Sharing Your Business Policies

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Have you taken the time to document your business policies AND share them with your clients?

I know many business owners that have not documented their policies or shared with them with their clients. This can cause potential problems…

For instance, let’s say that you charge an “urgent fee” for last minute tasks or projects. Now, you may have told your client but they may not have “heard” you or understood exactly what an “urgent fee” is or when they would be charged one. Imagine their surprise when they receive an invoice that includes an “urgent fee” of $75.00 (just an example)! They could be very unhappy to find out that you charged an extra fee to have their work completed by their last minute deadline.

 

I highly recommend that you take the time to document all of your business policies AND share and discuss them with your clients. In your first meeting – go over them in detail, make sure they understand them and address any questions or concerns at that time. This way, there are no surprises.

If you’re not sure what to include in your business policies, here are a few tips to help you get started:

    • Business Hours – include whether you work weekends or nights.
    • Rush or Urgent Fees – if you charge a fee for last minute tasks please be sure it is clearly documented what constitutes a “rush” fee and how much you charge.
    • Referrals – do you give existing clients a discount if they refer someone who becomes a client?
    • Average Turnaround Time – this is key for Virtual Assistants; what is the average turnaround time to complete tasks. Be sure to document that all tasks are different depending on complexity but you can give include an average.
    • Emergencies – how do you handle life’s emergencies? Do you have someone who covers for you while you are out of the office?
    • Holiday Schedule – what holidays do you or your team observe?

Your business policies is a living document. Be sure to schedule time monthly or quarterly to update it. Don’t forget to send the new versions to your clients and discuss any changes with them the next time you meet.

Thank you for reading. I hope you found this article helpful. Please feel free to leave me a comment; I’d love to hear from you.

PS – If you are a Virtual Assistant and are confused about what goes into a Business Policies document – check out my VA Welcome Packet! It includes a Business Policies Template that is full of examples.

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104 COMMENTS

  1. El SAC, ni siquiera se ha molestado en contestar mi reclamación -hecha a través de la página web- Cuando dos meses después he llamado, me dicen que tenía que haber llamado en vez de utilizar la página. Sólo pueden venir hasta las 12 de la mañana, por tema de ruta, y el técnico es un señor poco simpático y malhumorado. Día de hoy sigue igual, no me lo solucionan,tiene un defecto de fábrica y no lo quieren admitir, no compraré nunca más la marca fagor. Llevo casi todo el verano con problemas con mi frigorífico fagor, ha venido el técnico y entra dentro de la garantía, y me han dicho que lo tienen que sustituir, pero tal y como os ha pasado a los demás, ya me están dando largas.

  2. Sin embargo, con anterioridad al 22 de Marzo tanto la delegada del Gobierno en Madrid como el Presidente de esta comunidad autónoma han venido efectuando manifestaciones públicas degradantes e injuriosas respecto de las personas que se movilizarían en a Madrid el día 22M, interfiriendo claramente en el derecho de manifestación recogido en nuestra constitución y en el derecho al honor protegido en el Art.

  3. En Reparaciones y Mecanizados Godiz SL disponemos de maquinaria y profesionales especializados para realizar todos los procesos de mecanizado y fabricación en nuestras propias instalaciones. Implicación: Con procesos de recuperación de piezas mediante reparación por soldadura de los defectos superficiales en los materiales de fundición.

  4. He comprado un frigorífico tipo americano Haier Modelo HRF 28IF EN EL CORTE INGLÉS, en sustitución de un General Electric del año 1985, 29 años ha durado. Y ademas gozan del beneplácito de la mayoría de los países en sus exportaciones, cosa les favorecen y nos perjudican ya que por regla general todo lo que exportan son productos de baja calidad prejudicando gravemente a tejido Industrial de Nuestro país en nuestro caso. En 1.999, un extraordinario personaje llamado FRANS JAMRY, a quien conocía ya, me ofreció llevar la posventa de la línea blanca de la marca HAIER en España, pues estaba a punto de firmar un contrato con los chinos donde él sería en responsable de Europa.

  5. Los logos y marcas de cada servicio expuesto en este website son propiedad de Servicio Técnico Oficial Beko MADRID y SAT oficial Beko MADRID, estando protegidos por las Leyes del Copyright,así como nuestros técnicos estan especializados en el Servicio Técnico y reparación de la marca Beko. Uno de nuestros técnicos realizara su reparación el mismo día de su llamada sin Recargo a White-Westinghouse uno en el precio y siempre facilitamos Garantías de 3 meses por escrito en todas y cada una de nuestras reparaciones.

  6. Para esta sección disponemos de tornos CNC de marcas reconocidas como Mori Seiki, Gildemeister y Nakamura, totalmente equipadas con cargador de barras, doble torreta motorizada, eje Y, eje C, doble cabezal, recogedor de piezas y extractor de virutas.

  7. Taladro : La pieza es fijada sobre la mesa del taladro, la herramienta, llamada broca , realiza el movimiento de corte giratorio y de avance lineal, realizando el mecanizado de un agujero taladro teóricamente del mismo diámetro que la broca y de la profundidad deseada.

  8. Este tipo de empresas demandan en ocasiones la elaboración de ciertas piezas en madera metal que necesitan ser esculpidas” siguiendo un patrón y unas especificaciones determinadas. Necesidad de formación: inicialmente la generalización del mecanizado CNC comportó mucho desempleo, al reducirse la necesidad de trabajadores manuales.

  9. Realizamos trabajos de torneado y mecanizado de piezas bajo plano muestra en materiales como el acero, latón ,cobre, aluminio, plásticos,etc… También realizamos trabajos de decoletaje en series medianas. Mecanizados CNC en tornos, fresadores y Centros de mecanizado.

  10. Velocidad de corte – Las máquinas CNC pueden crear componentes más rápidamente ya que no requieren tantas configuraciones, cambios de herramientas y accesorios especiales en comparación con las técnicas de mecanizado manual. Normalmente las palabras que más va a usar el control de una máquina CNC son entre 40 y 50, por lo que se trata de un lenguaje relativamente sencillo.

  11. Nuestro interés por ofrecer una adecuada calidad en todos nuestros servicios, nos llevó a ser una de las primeras empresas de nuestro sector, en implantar un sistema de gestión de la calidad. Estos resultados pueden estar relacionados con industria, servicios industriales, vehiculos, mecanizado de piezas, construccion, mantenimiento, reparación, Reparación de maquinaria, mecanizados, herramientas.

  12. Es imprescindible que la mecanización de las piezas que componen los aparatos en este sector sean de un nivel altísimo al tratarse de la las empresas de decoletaje y empresas de mecanizado es un sector en alza, ya que los productos médicos cuentan con los talleres de mecanizado CNC para la producción de las diferentes piezas por la calidad del resultado.

  13. Mecanizados en general, para piezas únicas series en nuestras instalaciones. Ingeniería de procesos y Fabricación de piezas complejas y superficies No- regladas, asistida por ordenador, programación CAM 5 ejes mediante programa Hypermill. Los ejes de una máquina CNC son un requisito para generar los movimientos necesarios para el proceso de fabricación.

  14. Empresa española con 90 años de experiencia en decoletaje y mecanización. Encontrados 53 resultados de empresas que pueden tener alguna relación con la búsqueda realizada “Decoletaje” en Barcelona. Encontrados 161 resultados de empresas que pueden tener alguna relación con la búsqueda realizada “Decoletaje” Hay 21 provincias donde se encuentran resultados relacionados con Decoletaje.

  15. Pasador mecanizado por decoletaje en acero © Kuzu, S.L. 74. Tornillo con rosca interior mecanizado por decoletaje en acero © Kuzu, S.L. Nuestros expertos ofrecen un asesoramiento para pequeñas y grandes empresas y son capaces de darle soporte en cualquier pieza.

  16. Ciudades como Madrid, Valencia, Sevilla, Bilbao…, así como las más cercanas a nuestro ámbito de acción, han confiado en esta empresa de mecanizados de precisión y han valorado la calidad del trabajo desarrollado para disponer de los mecanizados necesarios y meritorios.

  17. Destinamos un amplio equipo de técnicos en Palencia y comunidad autónoma, especializados en toda la gama de Frigorificos Whirlpool, preparados para llegar a su domicilio el mismo día de su llamada para llevar a cabo la reparación y que usted vuelva a disfrutar de su Frigorificos Whirlpool como el primer día. Si has notado cualquier fallo se ha producido alguna avería en tu nevera, llama al Servicio Oficlal Whirlpool y su servicio técnico de frigoríficos en Granada se acercará hasta tu domicilio en el menor tiempo posible. Servicio Oficlal Whirlpool arregla también toda clase de averías en lavavajillas de todas las marcas, desde la colocación de un nuevo motor hasta cambios en una bandeja que se ha roto.

  18. Bosch pone a su disposición dos posibilidades de envío para la reparación de la herramienta averiada: bien a través del distribuidor local bien enviando su herramienta averiada directamente al Servicio Técnico, pidiendo la recogida Online desde su dirección. Reparar su lavavajilla Bosch en Rivas-Vaciamadrid es fácil siempre que su reparación sea realizada por técnicos certificados. Mas de 18 años de experiencia nos avalan como una de las mejores empresas de servicio tecnico y asistencia tecnica de lavadoras Bosch en Rivas-Vaciamadrid aunque no somos el servicio tecnico oficial de la marca Bosch.

  19. Importante empresa requiere técnico en sistemas, con conocimientos básicos en redes LAN, Windows server Linux y SQL, Experiencia de 1 año en soporte técnico ,usuario final y operador de computo. Importante empresa requiere tecnologos estudiantes de últimos semestres con Experiencia en programación de Oracle, manejo de PL / SQL, Forms i – 10G, Reports i – 10G. Importante firma de Auditores y Asesor solicita contadores con tarjeta profesional MINIMO con tres años de experiencia en SERVICIOS CONTABLES y conocimiento en paquete Contable Novasoft, excelente manejo de office especialmente Excel. Se requiere auxiliar con experiencia en el areas electricidad automotriz, con conocimeientos en sistemas de carga y arranque, accesorios y aire acondicionado.

  20. Podemos ofrecerte este servicio desde Marbella hasta Sotogrande solo zona costa, salvo desde Noviembre hasta Marzo donde si va a poder haber un cargo por la entrega en dependencia del importe del alquiler. Se sabe que más de 1.000 millones de personas en el mundo tienen acceso a Internet, según una encuesta y el 25 de los usuarios de la red tienen conexiones de alta velocidad.

  21. La mejor elección para la reparación de la avería de su electrodoméstico.Contamos con servicio técnico de reparación de electrodomésticos de todas las marcas y modelos. SERVICIO TÉCNICO, MANTENIMIENTOS, INSTALACIONES Y PRESUPUESTOS, VENTA DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO. Pueden ofrecerle los mejores precios y el mejor servicio en Zaragoza, Huesca y Teruel.

  22. Reparación de electrodomésticos y aparatos de gama marrón sustituyendo componentes electrónicos abaratando sustancialmente la reparación. Si has visitado el Servicio Técnico Oficial de la Marca y te ha asustado el precio de la reparación, pide una segunda opinión, es gratis, e igual te sorprende la diferencia. Y siempre está la posibilidad de reparar tu electrodoméstico u otros aparatos con piezas re-manufacturadas alternativas a la marca oficial. En Sator Electrónica te damos todas las posibilidades para poder reparar con el menor coste posible y las máximas garantías.

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  25. Nuestro compromiso se basa en satisfacer las necesidades de nuestros clientes ofreciendo una gestión integral en todo el proceso productivo; desde la compra del material, pasando por los tratamientos y acabados superficiales hasta el montaje de pequeños conjuntos.

  26. No me creo que sean tan informales y no se pueda conseguir por ningún medio que nos atiendan, y al parecer da igual que sea de Granada, Córdoba de donde sea, impresentables en general. Tras mandarles una reclamación en impreso oficial via postal certificado y acuse de recibo he conseguido el abono de dicha factura. Hola, se me ha roto una goma de mi horno fagor que se cambia en un minuto (ni mas ni menos) y me piden 2 euros. Le digo que no me la cambie, y me ha cobrado 35 euros por desplazamiento, siendo que estan muy cerca de mi casa NUNCA MAS NADA DE FAGOR.

  27. Reparación de Aire Acondicionado, Instalación de Aire Acondicionado y Mantenimiento de Aire Acondicionado, Instalación de Calderas y Reparación de Calderas, Instalación de Calentadores,Mantenimiento de Calentadores y Reparación de Calentadores, Reparación de Termos yReparación de Calefacción, Instalación de Calefacción y Mantenimiento de Calefacción en sus Domicilios, Oficinas y Empresas.

  28. Localizado en una isla privada en la reserva de Valdecañas, justo a 4 km de El Gordo, la ciudad de Talavera está a 55 km desde el hotel y Madrid a 180 km de hotel tiene 80 habitaciones. Kia opera en España a través de Kia Motors Iberia, S.L. y está realizando una campaña de comunicación (enero de 2010) con el lema: Algún día todos los coches tendrán 7 años de garantía”. Te explicamos lo que incluye Kia en la página web sobre esta garantía y te comentamos lo más llamativo. Si eres comprador de un coche Kia de ocasión, y el vendedor te vende” esta garantía, pídele los términos escritos de la misma, y que te muestre que ha cumplido con todo el mantenimiento oficial de la casa.

  29. No fiarse de los SAT que se anuncian que nos ofrecen los servicios de información telefónica las guías publicitarias, ya que no diferencian entre servicio oficial y otro tipo de servicios. Estos SAT publicitan la mención especializados en la marca X”, aunque no sean servicios oficiales de la marca ni estén vinculados con el fabricante y su intervención puede llevar a perder la garantía del fabricante sobre el aparato. El que la empresa, en su publicidad, presente el símbolo de adhesión al sistema arbitral de consumo , supone una garantía en cuanto a la solución de conflictos que pudieran surgir.

  30. Servicio tecnico de lavadoras en Pozuelo de Alarcón, nuestra enpresa nos dedicamos a la reparacion de electrodomesticos en general, y estamos especialicados en la reparacion de lavadoras de todas las marcas, si se le ha averiado la lavadora no duden en conectar con nosotros, reparamos lavadoras en el dia, reparamos electrodomésticos de todas las marcas.

  31. Me compre un súper frigorífico, porque me cambie a una casa más grande, vamos y estoy loca porque se estropee, para cambiarlo, vaya escandalo, Yo también llame al servicio técnico y efectivamente me cambiaron el motor, al principio parecía menos el ruido, pero creo que a vuelto el ruido del principio Me he resignado e intento mantener la puerta de la cocina cerrada.

  32. Nuestros servicios en los ámbitos de la gestión de contactos, líneas directas, asistencia técnica, campañas de venta y medios de comunicación social pueden aumentar el nivel de servicio que ofrece y reforzar sus relaciones con los clientes. Ofrecemos una amplia gama de servicios que le permiten centrar su atención en su negocio principal, entre los que se incluyen soporte a ventas y marketing, nóminas, organización de seminarios, asistencia al departamento de personal, servicios de trustcenter e eFile. Nuestras soluciones para la industria de las TI y las comunicaciones incluyen servicios de asistencia técnica y medios de comunicación social, así como líneas directas de información y gestión de comentarios y reclamaciones.

  33. Satelca es una empresa especialista en la instalación y mantenimiento de aire acondicionado y climatización en Cáceres. Como empresa especializada en el sector sanitario, de calefacción y climatización, Clibima SL valora la formación y especialización de sus trabajadores, lo que les permite recomendarle siempre la tecnología más moderna para sus instalaciones.

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