How Project Management Software Can Reduce Email Overflow

Image courtesy: Kyle Turco/TechnologyAdvice

 

How many emails are filling your inbox right now? 50? 100? 1,000? If the mere thought of answering that question induces anxiety – well, you’re probably not alone. Employees not only spend 20 percent of the workweek searching for internal information or seeking out colleagues to help with specific tasks, but an estimated 28 percent of their office hours sending, receiving, or sorting emails instead of doing their jobs.

 

Companies looking for innovative ways to reduce inter-office email are turning to new technologies for project planning, tracking and management, and collaboration. By utilizing the robust features of project management software instead of convoluted email chains, consulting firm McKinsey estimates that businesses could raise employee productivity by 20 to 25 percent.

 

 

Collaboration vs. Communication

 

Email has become the Swiss Army knife of the office. Despite the use of email to increase office communication and productivity, it generally hinders efficiency. Email is great for communication, but when it comes to actually managing projects and getting things done, it falls short.

 

Rather than focusing on communication, the majority of office messages are sent to coordinate office collaboration, a function outside of email’s ideal use case. Let’s look at some ways project management software can combat email overload and buried information.

 

 

 

Reviewing And Sharing Documents

 

The Email Pitfall: Collaborating on large files gets complicated and time-consuming when using email. Uploading, downloading, revising, and saving documents results in a messy inbox. Oftentimes it’s hard to search attachments quickly. Other times, documents aren’t included in the reply thread– only in the first email –causing employees to spend time searching for the original email.

 

The PM Solution: Shared documents organized in a central location enable collaboration and eliminate multiple versions of files. Many project management platforms allow users to track changes and even edit or comment within discussion threads. It’s easier to find, manage, and share collaborative documents when they’re easily accessed and not hidden away as an attachment.

 

 

 

Managing and Assigning Tasks

 

The Email Pitfall: Using email to assign tasks and responsibilities is not always bad. However, if this habit leads to tracking progress via email then issues can arise. Lost time searching for assignments, confusion over responsibilities, and constant “reply all” emails used to keep teams in the loop are all too common when email is used as a project management tool.

 

The PM Solution: If businesses are looking to streamline and track progress, then project management software that features a shared task system could be the answer. Coworkers can immediately see where a project stands and who is contributing. Additionally, a common task system makes it easy to track important project elements. Being able to see the time and cost of a project in one place makes it easy to calculate the return on investment. This information can also be used to plan similar projects in the future.

 

 

 

General Questions or Group Decision Making

 

The Email Pitfall: Email is often used to ask a teammate one simple question. But what happens when a new employee has the same question? What happens when 50 or 100 employees want a quick answer? Once a problem is solved, it doesn’t help the company grow if that solution is stuck in a reply thread at the bottom of someone’s inbox.

 

The PM Solution: Email threads are no good when it comes to collective thinking and organizational learning. By utilizing the collaboration tools in PM software, businesses can create message boards or shared wikis that facilitate participation and high quality conversations. New employees can quickly search for information that has already been discussed. By creating a centralized knowledge database, message boards lighten the email load and let anyone easily retrieve past information or documents.

 

 

 

You’ve (Unfortunately) Got Mail  

 

Harnessing the power of project management software can help boost your office productivity and get out of the email time-trap. Some companies are even implementing a zero email policy to cut back on time spent reading and sending inter-office messages.

 

If your company spends a quarter of the week sifting through emails– it may be time to make a change. Project management software can be your solution.

 

 

 

Author bio:

 

Jacel Egan is a media relations coordinator at TechnologyAdvice. She covers gamification, business intelligence, project management, and other emerging technology. Connect with her on LinkedIn.

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389 COMMENTS

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  25. Nota: Este epígrafe comprende la fabricación de vidrio hueco por procedimientos automáticos, semiautomáticos manuales y abarca la fabricación de envases de vidrio; de servicio de mesa y otros objetos domésticos de vidrio no prensado; fabricación de vidrio prensado y otras fabricaciones de vidrio hueco. Epígrafe 247.4.- Fabricación de vajillas, artículos del hogar y objetos de adorno, de material cerámico. Nota: Este epígrafe comprende la fabricación de aparatos higiénicos y sanitarios de todas clases en gres, loza y porcelana. Epígrafe 247. .- Fabricación de aisladores y piezas aislantes de material cerámico para instalaciones eléctricas.

  26. A este respecto me remito ala página de precios de km 77 en la que aparecen decuentos de 10, 11 y 12000 €. Esto que si bien es perfectamente legítimo no dice mucho de la confianza que tienen en su producto. Ejemplos miles: alimentos de supermercados, electrodomésticos de centros comerciales (y no comerciales), …. Todos aplican descuentos porque es una forma de vender stock en un momento concreto, porque es un gancho para atraer al público. Si en esta entrada sólo hubiera comentarios de quienes han visto-probado un c seria onanismo por tu parte.

  27. SAT España Servicio Técnico Oficial, S.L. es un servicio técnico oficial regulado por la Comunidad Autónoma de Madrid, pero no es el servicio técnico oficial de la marca Bosch. Los técnicos de electrodomésticos, llevan consigo todas las herramientas y repuestos necesarios para una correcta reparación de sus electrodomésticos. Nuestros competentes técnicos realizaran el servicio técnico sat en reparación de aire acondicionado el mismo día de su llamada, también con nuestro servicio de urgencia en menos de 3 horas Ud. dispondrá de untécnico en su domicilio.

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  44. Soy un usuario que tambien a sido engañado por fnac,compre un ipad y todo a ido bien hasta que con año y medio se apaga y no se enciende lo llevo pensando en que esta en garantia y se lo dejo en la tienda para su reparacion,supuestamente en garantia hasta que me llaman del servicio de reparacion de ellos y me dicen que no pueden arreglal porque la pantalla no es de appel y no entra en garantia,se me que da una cara de gilipollas enorme y le digo que finac entonces me ha vendido un ipad pirata.

  45. No obstante lo anterior, los servicios de asistencia técnica podrán facturar quince, treinta sesenta minutos según se trate de pequeño aparato de uso doméstico, línea blanca electrónica línea marrón, respectivamente, como tiempo mínimo de trabajo cuando el servicio se realice en el domicilio del usuario y el tiempo real de ocupación fuera inferior al citado anteriormente por tratarse de una avería de sencilla reparación.

  46. Hola buenas tardes, le informo del teléfono genérico para encontrar este repuesto que depende del servicio técnico en madrid de Fagor, dado que Edesa y Fagor tienen como común el mismo fabricante. Hola, buenos días, nosotros no tenemos ese material pero sin duda lo puede encontrar en Servicio Técnico Oficial BSINTERSERVICE en Madrid en Calle Embajadores 198, TF 5284704. Ponga el modelo que tiene en el buscador y debajo la Marca, y verá que le salen los diferentes modelos que le comento. También disponemos de servicio de fontanería y pocería, con un servicio óptimo y tarifas sin competencia.

  47. El aspirador Relaxx’x genera un máximo flujo de aire y, como resultado, un mayor porcentaje de recogida de suciedad gracias a la combinación de cuatro innovaciones técnicas: un potente flujo de aire, un diseño aerodinámico que reduce las resistencias al aire en todas las partes del aspirador, la tecnología compressor®, que mueve mayor caudal de aire con un bajo consumo de potencia, y un mayor diámetro desde el cepillo hasta el depósito del polvo, aumentando el canal por donde discurre el aire.

  48. Epígrafe 18.2.- Comercio al por mayor de toda clase de mercancías, exclusivamente dentro de las zonas y depósitos francos con productos en ellos consignados y que se limite exclusivamente al aprovisionamiento de buques extranjeros y españoles de gran cabotaje y altura, así como al de aeronaves extranjeras y españolas del servicio internacional, ya en forma directa ya a través de una previa exportación al extranjero.

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