How to Get Started as a Freelancer: Get Organized

20130901.How to Get Started as a Freelancer: Get Organized

As a freelancer there is nothing in the world more fatal to profit and productivity than bad organization.  Imagine what would happen if you announced your business right this minute, and low-and-behold clients just came pouring in.  That would be absolutely wonderful, right?

Wrong–unless you have a solid system of organization in place.

Starting Backwards

The last thing you want to do when you start freelancing is constantly playing catch up with yourself.  Freelancers are usually looked at in two lights: Those that are serious and those that are just goofing around, wasting everyone’s time.  Through the eyes of a client, there is rarely any wiggle-room between these two types of freelancing individuals.

Before you start pulling in clients, take a moment to reflect on the ideal picture of your business.

    • How will you charge clients or customers (hourly, per project, on retainer)?
    • How will you bill them?
    • How many clients will you handle per month?
    • Where are you going to keep your records?
    • Will you be entering all your records by hand or inputting them into a computer?

Now back up and decide what systems and tools you need in place to make this picture a reality.

Putting Plans into Place

Contact Organization.  You’ll want to keep track of clients, potential clients, and all the contact that you make with them.  Perhaps, you’d prefer separate file folders for each, properly labeled and organized between current, potential, and past clients.  Or, maybe you’d rather invest in some snazzy software (I use Sage Act!) to help organize this all for you.

Payment Method. Before the first potential client approaches you, you have to decide how you are going to have them pay.  Nothing looks more ridiculous than a service provider that has to “get back to you” on how they’re going to charge you.  Decide if you’d rather send out printed invoices bi-weekly, monthly, or immediately following the exchange of services or products.  Are you willing to give online clients your personal address to send checks to, only allow them to pay via PayPal, or do you want to set up a P.O. Box at your local post office?

Income and Expenses.  How are you going to keep track of your income and expenses?  Columnar pads or software—what’s your poison?  Where do you plan on keeping your receipts of payment and expenses (the IRS advises you keep them for six years)?  Some people love old shoe boxes, others like to scan it all in, and then some people (like me) love to get those little plastic file folders and keep receipts sorted by months (one file per year).  I’ve even toyed around with the idea of making origami shapes—a swan for income receipts and little men for expenses—not really.

Marketing.  You should allocate a specific amount of time you’re going to spend updating and managing content on your website and/or blog.  The time you spend on business-related activities should be considered when you go back and determine just exactly how much money you’re really making.  (I mean, let’s be real, it’s incredibly easy to spend five hours on social media talking about your business, then one hour actually working.  If you made $20 off that project, spread out, you really made $3.33/hr.)

Recording Time

This leads me to the all-important recordkeeping process of recording the actual time you’ve worked.  If you don’t turn diddley-squat of a profit, and you report a plethora of “business deductions” to the IRS, you better be able to provide a record of your time.  If it looks like you just dabbled with the idea of making money, but didn’t really treat it like a business (set amount of hours per day, for example), you might be in for a heap of hurt.

When I first got started, I shelled out a minuscule amount for one of those little black “CASH” record books from Wal-Mart.  I designated the sections “Date,” “Description,” “Start,” “End,” across the top.  Then I just left the little black book open and jotted my time for every activity until I was done for the day.  This system of recordkeeping was rather tedious, to be sure, but it was cheap, yet detailed –exactly what fitted my needs at the time.

Now, as I mentioned above, I use Sage Act! to record all my contact with clients and potential clients.  It was rather exhausting trying to modify all the settings and product prices to work for my particular services, but totally worth it in the end.

You can get some great iPad productivity apps, as well.  (In fact, one of these days, I’m going to have to make a post just about the ones I’ve found helpful.)

Recording Money

If you think losing track of your time for a client is a bit of a stressful situation come billing time, you’d be dead wrong.  Literally.  Like, as in, your little ticker may stop ticking.

One piece of advice I give to anyone who asks me to sort of mentor them into the world of freelancing is simply: do your homework.  Get ahold of an accounting guru or (if you’re more like me) a college-level accounting textbook.  Take the time to learn how to properly record the money coming in and going out of your business.  If the term “accounts receivable” or “capital” mean nothing to you, back your train up before you blow yourself right off the tracks.

I prefer to keep my accounting in a lovely little 13 column columnar pad.  A while ago I had a hard-drive commit suicide, and the tech guys told me the antagonist took out my backup disk with it.  Okay, well, that wasn’t true.  In reality, I shot myself in the foot, because my computer crashed, and I hadn’t backed up everything like my dad told me to do over and over and over.  So, second lesson in one paragraph: KEEP A BACKUP!

Organization is More Than Just Paperwork

Make sure you keep yourself structured, too.  One of the first things I specified on my website’s flip-book blog (I’ve mentioned this doozy of idiocy in previous posts), was that even though I work from home, I treat my business as just that—a business, and I expect my clients to do likewise.

Working from home may make you think about pajamas, but they’re not exactly productivity-inspiring.  If you get too comfy-cozy out there, you’re more likely to fall asleep than turn a profit.  (This coming from a person that has been known to create a makeshift desk and tickity-type away out amongst her grazing horses…Pot-ketttle-black anyone?)

There truly are great benefits of being your own boss.  However, lack of discipline should not be one of them.  Treat your business like the business you want it to become.  That means recordkeeping and solid organization.  To be treated professionally, you must act like a professional (whether your clients see you or not).

Previous post on How to Get Started in Freelancing: Recordkeeping

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  3. Real Decreto 58/1988 , de 29 de enero, sobre protección de los derechos del consumidor en el servicio de reparación de aparatos de uso doméstico. Deben ser destacados por la novedad que suponen en cuanto a su regulación los relativos a la obligación de entregar presupuesto previo escrito, salvo renuncia expresa a él por el usuario; requisito de facturación, garantía de las reparaciones, hojas de reclamaciones, e información mínima ofrecida al usuario de tales servicios. Para pequeños aparatos de uso doméstico y otros no contemplados en los grupos siguientes: Quince minutos del valor del tiempo de trabajo a que se refiere el artículo 8.1.1.

  4. Trabajamos otros procesos industriales, como montaje de componentes, testeo de fugas, lavados de precisión, etc. Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Contacta con nosotros y con gusto atenderemos los servicios solicitados, trabajamos en el área industrial, por lo cual conocemos a la perfección las maquinarias y las piezas más utilizadas en este sector.

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  8. ADECAT es una asociación empresarial sin ánimo de lucro fundada el año 1978 con el objetivo de contribuir al desarrollo tecnológico y empresarial del sector del decoletaje y la mecanización en Cataluña. Una de las principales operaciones que conforman el decoletaje de precisión consiste en el tronzado segado de las piezas que se están fabricando, lo cual supone la separación corte de la pieza de la barra cilindro originario a través de un segador.

  9. Al amparo de lo establecido en el artículo 11.2.b) del Texto Refundido del Estatuto de los Trabajadores, se acuerda modifica la duración máxima de los contratos que se formalicen a partir de la firma del presente convenio. La Asociación de Profesionales para la Competitividad del Mecanizado (ASPROMEC) se constituyó el 29 de Marzo de 2010 con el objetivo de mejorar la competitividad del sector industrial del mecanizado en nuestro entorno.

  10. Hasta ahora el proceso de mecanizado de este tipo de cigüeñales marinos monoblock tenía una duración aproximada de 190 horas, requiriéndose la realización de los procesos de mecanizado citados en distintas operaciones, las cuales requerían mover la pieza hasta en 11 ocasiones, con el consiguiente incremento logístico, de horas y de costes.

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  14. Somos una empresa de Vitoria Gasteiz dedicada al sector del Mecanizado. 1.Preaviso de 5 días al personal afectado y a la representación del personal en la empresa, con información por escrito de las razones que lo justifican. Decuna realiza transferencia de tecnología a procesos industriales en varios mercados, como pueden ser la automoción, la industria de la madera, la pesca, la piedra y la industria alimentaria y de bienes de consumo, entre otros.

  15. Se han cerrado acuerdos con talleres de mecanizado para piezas especiales que no se pueden realizar en las instalaciones de Zaher, sobre todo mecanizados de grandes piezas. Ademas de los mecanizados convencionales estamos especializados en mecanizados de piezas medianas y compleja, de fundición, de acero, acero inoxidable, etc.

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  18. Este problema es bastante común en zonas costeras con alta humedad porque se ha dejado demasiado tiempo la puerta de la nevera abierta, y se forma hielo en el conducto de retorno del aire que une las 2 partes refrigerador-congelador. Luego se resetea (desconectando del interruptor general de la casa, no vale solo del boton ON-OFF de la nevera), y se espera unos minutos a que vuelva a funcionar. Hola German, te esrcibi alla por el 24 de Diciembre 2011 y me contestaste el de Enero, hoy vino el tecnico y si aparemtemente es el damper tarjeta de control.

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  20. Ponte en contacto de inmediato con nuestro Servicio Técnico Especializado en la Reparación de Lavadoras, Frigoríficos, Lavavajillas, Cocinas, Vitrocerámicas y Hornos de la marca Sauber a través del teléfono: 929 883. Reparamos cualquier avería en su electrodoméstico Hitachi, aún no siendo un servicio técnico Hitachi oficial de la marca. Nuestros clientes reciben un servicio técnico integral, amable, eficiente y con rapidez !

  21. El Servicio técnico de reparación de secadoras Siemens ofrece a sus clientes rapidez y toda la garantía de una gran marca. SAT España Servicio Técnico Oficial, S.L. es un servicio técnico oficial regulado por la Comunidad Autónoma de Madrid, pero no es el servicio técnico oficial de la marca Siemens. Les agradecería me valorasen la sustitución de la goma de escotilla de una lavadora Siemens modelo WXLM973EE/07. Estoy interesada en saber si hay recambio del cajón de la verdura del frigorífico siemens KG-3 U 170 y que precio tiene. Necesito el repuesto de la goma de la escotilla , la redonda gris,de una siemens Siwamat xlp12 x.

  22. El Servicio técnico de reparación de lavavajillas Ariston ofrece a sus clientes rapidez y toda la garantía de una gran marca. El Servicio técnico de reparación de secadoras Ariston ofrece a sus clientes rapidez y toda la garantía de una gran marca. SAT España Servicio Técnico Oficial, S.L. es un servicio técnico oficial regulado por la Comunidad Autónoma de Madrid, pero no es el servicio técnico oficial de la marca Ariston. Le ofrecemos calidad al mejor precio, trabajos garantizados, asistencia rapida, atencion permanente las 24 horas del dia, instaladores autorizados.

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  24. Para mejorar el contacto con los clientes, el Servicio Técnico Oficial Manaut en Madrid, pone a su disposición, una moderna sede emplazada en el barrio de Las Rosas. Además, es interesante que revises previamente la información disponible en la sección de preguntas más frecuentes para intentar aclarar las dudas que puedas tener sobre tus productos Bosch. Además del servicio de atención telefónica también puedes enviar tus consultas y mensajes a través del formulario online que Bosch facilita en su página web. Todas nuestras intervenciones tienen garantía de 1 año en piezas y materiales utilizados por nuestros técnicos.

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  27. Actuamos bajo la politica de calidad, en la que se establece, entre otros objetivos, la trazabilidad en los procesos de fabricación y control final de los pedidos, y nos adaptamos con flexibilidad a momentos puntuales de acumulación de trabajo. Una de las principales ventajas que les ofrecemos en TALLERES SEIME es que no es necesario que realicen un encargo mínimo, ya que estamos especializados en series cortas, desde una pieza en adelante.

  28. El programa Renovate, que promueve el cambio de electrodomésticos por productos similares pero de menor consumo de electricidad, se extendió a 10 nuevas localidades de la provincia de Buenos Aires, informó hoy el Ministerio de Economía. Siemens revoluciona el mundo del cuidado de la ropa con las nuevas lavadoras masterClass que destacan por su diseño, con nuevo display TFT de alta definición y máximo contraste. Este sistema pretende actuar sobre las dos Fuentes que producen más ruido, el motor y el aire.

  29. En el caso de los electrodomésticos antiguos, el nivel de peligro de avería es mucho mayor, además de disponer de una larga lista de problemas que con el paso del tiempo se van haciendo más evidentes y continuados, recomendando la revisión periódica de su frigorífico. Aunque los nuevos frigoríficos puedan sufrir con el tiempo pequeñas averías, al disponer de garantía y tener una durabilidad mucho más alta debido a sus materiales de construcción son mucho menos comunes y mucho más fáciles de reparar que las averías en los frigoríficos más antiguos. Asegúrese de que la puerta no se ha dejado abierta si la señal de advertencia suena en los frigorificos Bosch con problemas.

  30. Respecto al split que me hablas, es una pena haber comprado un aparato sin marca conocida porque ni su calidad ni su Servicio Técnico quedan garantizados. Durante unos años mi empresa llevó la asistencia técnica no solo de los electrodomésticos de esta marca, sino también del aire acondicionado. Mira a ver si se puede aprovechar la instalación antigua (si es del mismo tipo de gas refrigerante), pues te ahorrarías dinero en el montaje. Segun tengo entendido Haier es un electrodomestico que se monta en china, pero es de Liebherr.

  31. Además la reparación de cualquier electrodoméstico la hacemos en domicilio, así facilitamos al cliente que pueda hacer uso de su lavadora frigorífico cualquier electrodoméstico en el mismo día, se la reparamos y le damos todas las garantías. Para la reparación de lavadoras y frigoríficos Madrid, nuestros técnicos cuentan con las herramientas más modernas en detección de averías.

  32. Cuando en el ejercicio de las actividades clasificadas en este Grupo se faciliten a los alumnos libros artículos de escritorio, la cuota asignada al epígrafe correspondiente se incrementará en un 25 . Cuando en el ejercicio de las actividades clasificadas en este Grupo se preste el servicio de media pensión, la cuota asignada al epígrafe correspondiente se incrementará en un 25 .

  33. Por desgracia poca gente tiene la empatía suficiente para ponerse en el lugar del técnico de clínica micro, y no los culpo, después de dejarse un pastón en los cantos de sirena del comercial, su producto no funciona/esta roto/problema imaginario/rellenar aquí motivo de queja Lo normal es que si el equipo presenta un problema en el plazo 1 año, mientras no sea un daño evidente (rotura de pantalla, plásticos, quemaduras por sobretensión, bichos (si, cucarachillas, alguno llega asi) SOFTWARE!!

  34. Nuestro objetivo es de poner a disposición de nuestros clientes un servicio de asistencia técnica global de reparación, instalación y mantenimiento en sus aparatos electrónicos e informáticos, como: microondas, radio, DVD, ordenadores, también somos servicio técnico de Polti. Llamo al servicio técnico (sábado mañana) y me dicen que en cuanto puedan, se pasan.

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