Top Tips To Help You Become More Organized In Your Business

images-7Getting (and staying) organized is one of those things that usually starts off with a great intention – “I must get more organized” or “I need to sort out this office once and for all!” are things we might say when we know things are a little less organised than we’d really like, but it is often all too easy to slip into a habit of disorganization when we are busy. “I haven’t got time to get organized, I’m running a business!” or “I know it’s a mess but I know where everything is and how it all works” are two phrases I hear quite a lot when I meet clients who need a bit of help in their office, their business or even in their lives.

The biggest challenge many of us face when we run our own business, is not having enough time to spend doing things like administrative tasks (filing, diary management), goal-setting or setting objectives, or even putting proper processes in place, because we are spending most of our time on the day to day running of the business, so we go along hoping that someday we’ll have a free afternoon or weekend when we can finally tackle those organisational things that always get pushed to the back of the queue.

The reality is that unless we actually make the time to get organized, it won’t happen automatically and that “free afternoon” will probably never present itself (and even if it does, I’m sure we can all think of much better and nicer ways to spend our free time!) So, the key to getting organized in your business is to set some time up in your diary to do it and then stick to it! The good news is that there are five very practical things you can do which if done properly, can save you literally hours, days, weeks and months in the future, and who doesn’t want that?

Here are my Top Five Tips to help you get organized in your business…

Put Processes In Place
Processes are an essential part of any business and knowing each process inside out tells you what is working and what needs to be improved. Make sure all your employees and colleagues know each process to avoid problems and/or any misunderstandings later on! Having processes in place helps us to deliver a better service to our clients and save time and money. Many of my clients have never heard of process mapping and have no idea what a process map looks like, so to help you I’ve included a process map I have devised for the purpose of this article to show you what it looks like. You should have a process map for the business itself plus micro processes for each individual component of your business. This sounds like a lot of hard work (and no one said this would be easy!) but the truth is that if you get your processes in place it can save so much time and money later on if things go wrong and you have to explain to a client why that order got lost or delayed.

Having a process in place is like a blueprint for your business – it shows everyone how things are done and the procedures they need to adhere to so that customers and clients remain happy and loyal.

Set Your Goals And Objectives
Setting goals helps us figure out what we want to achieve both personally and from our business. When we decide on our objectives, this gives us clarity and helps us to prioritize the things that are most important to us. Make a list of your goals and objectives once a month – this will help you spend your valuable time where it is needed the most. For some of us, our goals and objectives change on a regular basis which is why I advise clients to regularly examine their own goals and objectives. You might find that something you wanted six months ago is no longer relevant or important to you. By continuously asking ourselves what our hopes and plans are for our business, or even on a personal level, we challenge ourselves to come up with new and innovative ways to improve our thinking and planning and bring new ideas to the table. This in turn promotes greater creativity and focus and helps us to see our business with fresh eyes. Some of my best ideas come when I sit down to look at my goals and focus on what I want – for example, if I write down my goals and include “I want to build my network and increase my contact list” I then must find ways to do this. This forces me to come up with new strategies and ideas and I will then commit some of these ideas to paper. By writing down our goals and objectives, it brings them into focus and makes us come up with genuine plans and ways to meet those objectives. If we simply sit down at night and think “I must find ways to broaden my network” this floats out of our mind just as quickly as it floated in, so make sure you physically write down your thoughts and ideas as much as possible.

Anyone who knows me, or who has read my Blog on de-cluttering, will know that I really believe de-cluttering is the key to physical and mental clarity, both in your business and personal life. Many of my clients are working in offices filled to the brim with old files, boxes and papers and it is only when they finally de-clutter and get rid of the things that are holding them back, that they say to me how much lighter and happier they feel and how they started to develop new ideas for their business and new ways of thinking. De-cluttering your office clears your physical space, gives you greater mental clarity and promotes creativity. If you are living with clutter either at home or in your business, over time this can prevent you from moving forward and you can remain stuck in old patterns of thinking and doing.

Here are some things you can do to start the de-cluttering process:

Clear your office of old newspapers, journals, articles and scraps of paper
Clean out old cupboards and shelves
Buy a shredder so you can dispose of confidential files properly
If you have large volumes of client files, consider using an offsite document storage system
Only print what you need to!

Learn To Prioritize
Prioritizing is not the easiest thing in the world to do because very often it is hard to know what our priorities are…our clients are looking for solutions to problems, our tax return needs to be filed, that back tooth has been giving us trouble and we know we need a filling and we really need to start spending time with our husband/wife/partner/kids or they’ll start to forget what we look like.

Here are just some of the thoughts we have when we feel overwhelmed by our “To Do” List…
“I don’t have enough time…”
“There aren’t enough hours in the day…”
“My ‘To Do’ List is just too long…”
“Everything is urgent!”
“I have no work-life balance…”

Here are two ways to help you figure out what’s important and what’s not:
Make a habit of writing a To Do List at the start of every day and break it down into two sections: PRIORITIES and WISH LIST. Your priorities are your absolute “Must Do” items, whatever they are. Your Wish List is a list of things you would love to get done and hope to get done. What does this do for us? It takes the pressure off and reduces stress – there is nothing worse than looking at a list of 30 “To Do” items and feeling totally overwhelmed and unable to either do any of them or spending too much time doing the things that are not important.

When working on an urgent project, switch your phone to Silent Mode and do not get distracted by emails, Facebook, Twitter or Social Media. I know how hard this one is…I love Pinterest and could spend hours looking at all the beautiful pins and boards on there, but the reality is that if I did that I’d get nothing done for my clients and they are my Number One Priority!

Use Time Management Tools
There are various ways in which you can manage your time, but I am going to list the most effective ways here. Time Management is essential as without it we cannot get to appointments on time, time runs away from us at every opportunity and we spend far too long on one project and not long enough on another. This is another tough one because it’s a little bit like our “To Do” list – everything seems important and really I believe that Prioritising and Time Management go hand in hand.
Here are some effective time management tools you can use:

Break down tasks into blocks of time
Use an App such as Task Timer (available on Google Chrome) or Time Doctor (iPhone App) to help you manage your tasks
Spend no more than one hour per day on Social Media – you can break this down into 3 x 20 minute slots if this helps…one at the start of the day, one in the middle and one at the end
Set an alarm to tell you when it is time to go to meet a client or attend an appointment and stick to it!

Getting organized in your business can seem like a daunting task, but once you break it down into the five areas I have listed above, you can look at each of them individually and see how they work for you. Again, you can tailor these to suit you – what works for one person may not work for another but incorporating these basic 5 Tips into your daily life can have a hugely positive effect on productivity, creativity and sanity!

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  2. En algunas zonas dentro del casco urbano de Madrid se cobrara Parquing, por la imposibilidad de aparcar en la calle. Si necesita de nuestros servicios profesionales a domicilio, para cualquier averia en sus electrodomésticos instalación eléctrica, rellene el siguiente cuestionaroio y le atenderemos a la mayor brevedad posible. Por favor indiquenos en el espacio de comentarios la MARCA, MODELO, y AVERIA SINTOMA que nota al aparato, tipo de instalación que necesita. Real Decreto 1801/2003 , de 2 de diciembre, sobre seguridad general de los productos (legislación consolidada).

  3. Si el coste de reparación, al ser agregado a los costes de reparaciones producidos en un año para un electrodoméstico, superara total parcialmente el Coste Límite Anual por electrodoméstico, el cliente deberá abonar a su cargo el importe que exceda dicho Coste Límite Anual y le será facturado previa presentación de presupuesto y aceptación del mismo por el cliente.

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  22. La televisión pública de Madrid ha dejado de emitir, en un comunicado se informa que los trabajadores de Telemadrid apoyan la huelga. Al parecer todos los grandes centros de abastecimiento del Estado, Mercamadrid, Mercabarna, Mercavalencia, Mercabilbao y Mercasevilla están bloqueados, por lo que no se registran actividades. En Madrid, represores de la Policía Nacional han intervenido con violencia para facilitar la entrada de una veintena de camiones en las instalaciones de Mercamadrid. En la empresa pública de aguas de Madrid, Canal de Isabel II, el Comité empresa y trabajadores están encerrados desde las 19:00 del miércoles en apoyo a la huelga y contra la privatización.

  23. Después de estar toda la tarde pensando donde podría estar el problema, lo único que descubro es que el servicio técnico de Siemens Fujitsu es el culpable y que no ha hecho nada, luego llamamos y nos dicen que lo que ellos hacen es instalar el CD de recuperación con lo cual me di cuenta de que el problema estaba en que el controlador wifi estaba mal de fábrica.

  24. El servicio técnico, presta sus servicios de lunes a viernes, facilitando cita previa a todos nuestros clientes. Para solicitar asistencia técnica puede ponerse en contacto con nosotros en el teléfono 48 02 45 las 24 horas, si prefiere puede realizar un aviso de reparación on line. Adicionalmente, se ofrece un servicio especial sábados, domingos y festivos, para aquellos clientes que lo precicen. Deja enfriar los alimentos cocinados antes de introducirlos en el frigorífico , cubra los líquidos y envuelva los alimentos además evitará malos olores.

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  27. Este tipo de piezas requieren de una gran precisión dimensional para su correcto funcionamiento final. Los productos de Tornimatic ofrecen soluciones a medida para sectores como grifería, racorería, automoción, médico, dental (implantes), joyería, empresas de ensamblaje de elementos eléctricos y muchos más.

  28. Y en serie, de piezas de recambio industriales. Mecanizados Lodoso fabrica sus productos con todo tipo de materiales: acero, inoxidable, plásticos técnicos, latón, bronces, etc. De la misma manera si el cliente desea únicamente un proceso de desengrase, le realizaremos también un estudio para obtener unos resultados que nos garanticen una tensión superficial en sus piezas controlada y repetible.

  29. Varias empresas y servicios técnicos denunciaron estas prácticas que perjudicaban gravemente a otras empresas, ya que las reparaciones que se efectúan a través de las empresas captadoras no ofrecen al usuario las menores garantías de fiabilidad,” contratan y rescinden contratos habitualmente con técnicos por toda España. En caso que no aparezca consulte nuestro servicio de atención al cliente para obtener más información.

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  32. Al contactar con nuestros teléfonos de atención al cliente se le preguntará la marca de su frigorífico. Esto ayudará al técnico a proveer su unidad móvil con los recambios y herramientas necesarias en las averías más comunes según la marca y la descripción del desperfecto notado. Así el trabajo de reparación del frigorífico será mucho más eficiente con un tiempo de intervención mínimo. A continuación puede revisar las marcas principales de frigoríficos a reparar por nuestros técnicos.

  33. Una vez que un técnico ha sido avisado de su avería, se desplazará a realizar la reparación de su electrodomésticos Siemens en Segovia con todas las herramientas y repuestos necesarios para garantizar el éxito de nuestra reparación. Los logos y marcas de cada servicio expuesto en este website son propiedad de Servicio Técnico Oficial Siemens Segovia y SAT oficial Siemens Segovia, estando protegidos por las Leyes del Copyright,así como nuestros técnicos estan especializados en el Servicio Técnico y reparación de la marca Siemens. Si no hay el que corresponde a estos modelos de Siemens también me iría bien uno universal.

  34. Con más de 20 años en el sector, mainsat dedica toda su experiencia profesional a la asistencia técnica post-venta de calentadores eléctricos y de gas, calderas de gas y de gasóleo para producción de calefacción y ACS y paneles solares, así como a la comercialización de los recambios para las citadas marcas. Precio rebajado 22 hasta el día 15, en todo tipo de reparaciones e instalaciones. Empresa especializada en reparación y mantenimiento de sistemas de calefacción y agua caliente sanitaria en la provincia de León, servicio técnico oficial de las principales marcas del sector.

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